Ich liebe meine Arbeit! Ganz besonders liebe ich es wenn ich bei der Analyse mit meinen Kund:innen die Herausforderungen und Probleme finde und gemeinsam mit den Auftraggeber:innen Lösungen erarbeiten darf. Das macht mich in meiner Arbeit sehr glücklich. Spannend wird es insbesondere dann, wenn sich zeigt, dass unabhängig von Branche, Größer der Teams, regionaler Gegebenheiten oder anderer Faktoren häufig die gleichen Schwierigkeiten auftauchen. Insbesondere in der Kommunikation wird dies immer wieder deutlich. Zwei dieser großen Gemeinsamkeiten möchte ich heute mit Ihnen teilen (und natürlich auch entsprechende Lösungsansätze). Und ich bin gespannt, ob Sie sich darin wiederfinden.

1.       Informationsvakuum

Was das bedeutet:

Informationen innerhalb eines Teams werden nicht weitergegeben. Sehr häufig fehlt die Information aus der höheren hierarchischen Ebene, z.B. vergisst die Unternehmerin Termine, Ideen, Projekte etc. zu vermitteln. Alternativ kann es auch sein, dass nicht alle Aspekte eines Themas besprochen werden, d.h. Basisinformationen sind vorhanden, aber nicht alle Details sind kommuniziert worden. Häufig geht hierbei ein Gefühl voraus bei dem Sie denken „Das weiß man doch.“ Oder „Das werden die Personen schon wissen.“

Was passiert:

Betroffene Personen versuchen Informationslücken zu füllen, da sich Unsicherheit für Mitarbeiter:innen „unwohl“ anfühlt. Es werden Vermutungen entwickelt, Annahmen getroffen und unsichere Informationen untereinander besprochen. Je länger das Informationsvakuum anhält, desto mehr werden „fiktive“ Annahmen als Fakten wahrgenommen. Es entstehen Fehlinformationen und falsche Eindrücke. Negative emotionale Konsequenzen können daraus resultieren.

Was Sie dagegen tun können:

Versuchen Sie vollständig und regelmäßig zu kommunizieren. Indem Sie in kurzen Abständen in den Austausch gehen, schließen Sie Räume für Spekulationen und Annahmen. Achten Sie außerdem auf Vollständigkeit der Informationen. Es muss ggf. nicht jedes Detail sofort besprochen werden, aber das Gesamtbild sollte vermittelt werden. Stellen Sie dazu Rückfragen an die betroffenen Personen. Ermitteln Sie wo noch Fragen offenen geblieben sind oder was die Personen noch wissen möchten. Etablieren Sie einen Kommunikationsweg über den Fragen auch im Nachgang noch gestellt werden können, z.B. per Mail oder im persönlichen Gespräch.

Greifen Sie Gerüchte oder „Flurfunk“ auf und korrigieren Sie falsche Informationen. Der Ursprung ist dabei unwesentlich. Es geht primär um eine Anpassung an reale Informationen. Klären Sie ggf. warum Personen diese Spekulationen geglaubt haben. Dies liefert Informationen dazu, wo Kommunikation nicht ideal funktioniert.

Gehen Sie zunächst davon aus, dass keine Information selbstverständlich und naheliegend ist. Sie können besser einmal mehr als einmal zu wenig kommunizieren.

2.       Fehlende zielgruppenorientierte Kommunikation – Kennen Sie Ihr Publikum

Was das bedeutet:

Die Kommunikation in ein Team, innerhalb eines Teams oder mit Personen findet nicht so statt, dass die Gruppe oder Einzelpersonen die Kommunikation annehmen oder verstehen können. Beispielsweise werden viele Fachausdrücke benutzt, ohne dass die Personen die Begrifflichkeiten kennen. Alternativ kann der Zeitpunkt der Kommunikation für die angesprochene Zielgruppe ungünstig sein, z.B. Teamsitzungen kurz vor dem Feierabend.

Was passiert:

Es wird ggf. ausreichend kommuniziert und Informationen werden ausgetauscht, allerdings nicht unter Berücksichtigung des Adressaten. Die Personen, die angesprochen werden sollen werden mit ihren Bedürfnissen nicht wahrgenommen und berücksichtigt. Dies führt dazu, dass die Gespräche ineffizient sind und Informationen ggf. verpuffen. Dies führt zu einem Frust bei der kommunizierenden Person und zu einem Informationsvakuum bei den Adressaten.

Was Sie dagegen tun können:

Lernen Sie Ihr Publikum zu verstehen. Wann ist ein guter Gesprächszeitpunkt für das Team? Wie erhalten die Betroffenen gerne Informationen (z.B. schriftlich, mündlich, per Mail)? Welche Form der Ansprache funktioniert gut (z.B. eigenes Erarbeiten und Erfragen, Kurzvortrag, visuell, etc.)? Welche Begrifflichkeiten sind verständlich? Welche Aspekte müssen besonders erklärt werden?

Je besser Sie die Zielgruppe kennen und verstehen, desto effizienter können Sie die Informationsweitergabe und den Austausch gestalten. Nebeneffekt: Durch Ihr Interesse und Ihre Nachfragen signalisieren Sie Wertschätzung und Respekt. Dies führt zu einer positiveren Grundhaltung und damit zu einer höheren Aufnahmebereitschaft bei den Betroffenen.

Und, kennen Sie eines oder beide Phänomene? Mit sehr einfachen Möglichkeiten können Sie Kommunikation im Team verbessern und Gespräche angenehmer gestalten.